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Reisekostenrechnung für berufliche Seminare im Ausland

Grundlagen des Ersatzes von Reisekosten durch den Arbeitgeber und steuerliche Absetzung

Internationale wirtschaftliche Beziehungen erfordern für nahezu alle Wirtschaftszweige entsprechend geschultes Personal. Für Seminare im Ausland müssen daher häufig die Reisekosten berechnet werden.

Vorrübergehende und dauerhafte beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit

Es kommt die Frage auf, ob die Arbeitgeber für sämtliche Kosten aufkommen müssen, da die Weiterbildung ihrer Mitarbeiter eine nachhaltige Investition in ihr Unternehmens ist. Andersherum ist der persönliche Nutzen für den Arbeitnehmer relativ hoch und er kann steuerliche Rückzahlungen beantragen. Das Gesetz unterscheidet vorübergehende und dauerhafte beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit, sowohl für das Inland als auch das Ausland. Andersherum ist von einer regelmäßigen Arbeitsstätte auszugehen, wenn die betriebliche Einrichtung an einem Arbeitstag je Arbeitswoche vom Arbeitnehmer durchschnittlich aufgesucht wird, dann handelt es sich nicht um eine Auswärtstätigkeit. Die Reisekosten zu einer wohnortfernen Ausbildungs- oder Fortbildungsstätte sind aber immer im Rahmen einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit abzurechnen.

Gesetzliche Unterteilung der Posten

Der Gesetzgeber schreibt weiter eine Unterteilung in Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten vor. Die vom Arbeitnehmer nachgewiesenen Kosten können vom Arbeitgeber als Lohn gezahlt werden, das ist meist Bestandteil des Arbeitsvertrages. Wenn das nicht so ist, dann kann der Arbeitnehmer die Kosten bei seiner persönlichen Einkommenssteuererklärung als Werbekosten abziehen.

Quittungen belegen abrechenbare Kosten

Die Berechnung der Reisenebenkosten und Fahrtkosten richtet sich nach den vorliegenden Quittungen. Andernfalls werden Pauschalen veranlasst, deren Sätze gesetzlich festgelegt sind.
Für die Berechnung der Verpflegungsmehraufwendung gelten ebenfalls vom Bund vorgeschriebene Pauschalen. Übernachtungskosten, errechnen sich aus Pauschalen für bestimmte Zeiträume, die der Arbeitnehmer, betrieblich veranlasst, abwesend von einer regelmäßigen Arbeitsstätte verbringt. Bei Abzug von der Einkommensteuer muss der Arbeitnehmer allerdings die echten Kosten nachweisen. Die Reisekosten für den beruflich veranlassten Auslandsaufenthalt unterscheiden sich nur in der Höhe der Pauschalen, die nach den Auslandstagesgeldern festgelegt sind und in einigen Ausnahmen. So stellt das Frühstück in einem Hotel, das ja meist zur Buchung gehört, häufig ein Problem bei der korrekten Abrechnung dar, da es meist teurer als der Pauschalbetrag ist und Differenzbeträge somit nicht steuerlich abgesetzt werden können. Grundsätzlich muss jeder Arbeitnehmer, der Reisekosten erstattet haben möchte, seine individuelle Tätigkeit und die daraus entstandenen Kosten möglichst genau anhand von Zahlungsbelegen nachweisen können.